どうも、工場でサラリーマンをしているもぶりんです。
今回は、工場勤務の効率化を進めるテクニックとしてGoogleスプレッドシートについて解説していきます。
スプレッドシートは皆様ご存じでしょうか？
エクセルは良く知られているソフトですが、スプレッドシートは最近人気がでてきている無料で使用できる表計算ソフトになります。
最近色々な企業で使用されてきています。
エクセルよりスプレッドシートを使う会社も多くなっています。
工場勤務のもぶりんも、スプレッドシートを最近良く使い作業を行っているので、便利さを紹介して行きます。
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Googleスプレッドシートとは？
Googleスプレッドシートとは、名前の通りGoogle社が提供している表計算ソフトのことです。
エクセルとは違い、パソコンにインストールする必要がなく、インターネットの環境があれば使えるソフトになります。
なので、ダウンロードやインストールが必要がないことが特徴の一つです。
スプレッドシートを使うために必要なことが一つあります。
それは、Googleアカウントを持つことです。
Googleアカウントは、スマホを持っている人なら大体は持っているんではないでしょうか？
なので、大体の方は、利用できる資格があります。
また、スプレッドシートだけではなく、GoogleドキュメントやGoogleフォームといった他のアプリケーションとの連動も簡単にできるといった特徴もあります。
この連動っていうことが最強の武器です。
スマホやタブレットからもアクセスが出来、修正や確認も簡単にできるので、場所を選ばず使用できるものになります。
使わない手はありません。
Googleスプレッドシートの使い方とは？
便利さは使ったらすぐにわかります。是非使うことをオススメします。
では、実際にどう使えばいいのかってことですが、アカウントがある方でしたら、Googleにログインしてください。
もし、Googleアカウントを持っていない方がいましたら、検索にてGoogleアカウントの作成方法と検索してアカウントをGETしてくださいね。
これだけで使用できます。是非つついてください。
Googleスプレッドシートとエクセルの違いとは？
Googleスプレッドシートはウェブアプリケーションの一種であるために、エクセルとは異なります。
URLを設定し、作成したスプレッドシートのデータをウェブコンテンツとしてそのまま公開することができます。
スプレッドシートを作成したらそのスプレッドシートにはアドレスがありますので、アドレスを知っている人は誰でも見れることもできるのでとても便利なのです。
スプレッドシートで作成したデータがあればそのスプレッドシートのアドレスをメールで送信したり、Lineで送信したりして共有ができるのです。
とっても楽ですよね。
エクセルだと超簡単には共有できませんよね。その辺も便利になることで、最近はかなり普及してきているのだと思います。
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Googleスプレッドシートは同時編集可能
Googleスプレッドシートは、複数人による同時編集が可能となっています。１つのスプレッドシートを複数人で同時に編集することが出来ますので、作業効率アップが期待できます。
エクセルでも、ファイル共有設定にして複数人で開くことは可能ですが、Googleスプレッドシートほど強力ではないとモブリンは感じます。
Googleスプレッドシートはタイムリーにどこを編集しているかが画面上でわかるので、一緒に開いている人がいればすぐにわかります。
これは本当にミスが少なくなります。
最初見たときはビックリしました。とても面白い機能です。
エクセル主流だった頃だと、誰かがファイルを開いていて入力出来ないじゃないかー！！ってストレスがかなりありましたが、今やそんなストレスもなくなりました。
Googleスプレッドシートは本当に効率化が進みます。
保存作業の必要がない
Googleスプレッドシートは、シート上で何かを編集すると、その変更した内容を自動で保存してくれる機能がついています。
会社で性能の悪いパソコンを使用し、エクセルで保存し忘れ固まり保存が出来ず、また最初から作らないといけないことが頻発していました。
毎回保存ボタンを押すことが、習慣化出来ていないもぶりんは、非常に助かる機能でした。
変更履歴も確認できる機能もあるので、データの復元も簡単に出来ますのでGoogleスプレッドシートはもぶりんの中でエクセルを超えました。
Googleスプレッドシートのデメリットとは？
エクセルは表計算ソフトとして設計されていますが、表やグラフの作成機能や色々な装飾を施す機能など、表計算以外の機能も充実しています。
やろうと思えば表計算以外の目的で使用することもエクセルでは可能です。
対してGoogleスプレッドシートは、無償で提供されているソフトということもあり、表計算以外の使い方はあまり得意ではありません。目的に応じてエクセルとGoogleスプレッドシートを使い分けをしないといけません。
特に不便に感じることは、図形などを書くのがとても使い勝手が悪いです。その他はGoogleスプレッドシートで全て行えます。
処理スピードが遅い
Googleスプレッドシートは、ウェブアプリケーションの一種です。Googleのサーバー上でプログラムが稼働しています。
そのため、エクセルと比べると、関数の計算やデータの処理を行うときの処理スピードで処理されますが、膨大なデータの処理や計算を行うときは、エクセルに比べて処理が完了するまでに時間がかかる場合があります。
ブラウザがフリーズしてしまう可能性がありますので、パソコンに負荷のかかるような処理を行うときは、Googleスプレッドシートよりもエクセルの方が適しているときもあります。
処理スピードが気になるくらい使えれればいいですが、使い込むにはかなりのスキルが必要ですので、最初の内は気にしなくても大丈夫です。
もぶりんも「処理スピードが遅い！！」と思える位のスキルを身につけようと努力中です。
表計算ソフトを活用してみましょう
Googleスプレッドシートには、エクセルよりも優れている点、そうでない点などもありますが、何より、エクセルとあまり差のない機能を備えた表計算ソフト、その最新バージョンを無償で使い続けれる大きなメリットが存在します。
エクセルだと新しいバージョンが出たら、ソフトを購入しダウンロードという作業が生まれます。Googleスプレッドシートでは、常に最新バージョンを使用出来るのでメリットしかありません。
Googleスプレッドシートはコストダウンにつながるので、企業でもかなり使用されている現実がありますので、是非この機会に勉強することを強くオススメいたします。
Chromeの拡張機能やアドオンなどを使用すれば、スプレッドシートで行えることはさらに増えます。
おわりに・・・
もぶりんの会社でも最近Googleのサービスを取り入れるようになりました。
会社のメールアドレスはGoogleアドレスを使用している企業はたくさんあります。Googleのサービスは比較的簡単に使用できて、とても重宝しています。
officeで使えるソフトがGoogleでは無料で使えますので、officeを買う必要もなくなりますので、パソコンも安く買えるメリットもあります。
アイディア一つで、Googleのサービスを使って効率化はかなり進んでいきます。
これからスプレッドシートの活用方法も発信していきますので、役立ててください。
スプレッドシートは使えこなせますと言えるように頑張りましょう。
かなりの武器になることは間違いなしです。
以上、最後まで読んで頂きありがとうございます。
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